E-Rechnung kostenlos erstellen: So geht's in 3 Schritten
Letzte Aktualisierung: 25. Oktober 2026
Warum Word und PDF allein nicht reichen
Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931. Software muss die Daten automatisch lesen können. Eine normale PDF ist dagegen nur ein Bild der Rechnung. Bei ZUGFeRD steckt deshalb in der PDF zusätzlich eine XML-Datei mit allen Angaben — und genau die zählt rechtlich.
Der Weg in 3 Schritten
Schritt 1: Rechnung als PDF speichern — am besten als PDF/A
Schreibe deine Rechnung wie gewohnt. Achte darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Beim Speichern als PDF hilft eine Einstellung, damit die spätere ZUGFeRD-Datei voll normgerecht (PDF/A-3) wird: Die Schriften müssen in die PDF eingebettet sein. Das erledigt der PDF/A-Export:
- Word: Datei → Speichern unter → Dateityp „PDF“ → Optionen → Haken bei „PDF/A-kompatibel“.
- LibreOffice: Datei → Exportieren als → Als PDF exportieren → Reiter „Allgemein“ → „Archiv (PDF/A, ISO 19005)“, Version PDF/A-3b.
- Andere Programme: Suche nach einer Option „PDF/A“ oder „Schriften einbetten“.
Schritt 2: PDF hochladen und Daten prüfen
Öffne PDF zu ZUGFeRD und ziehe die PDF in das Feld. Das Tool liest Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, USt-IdNr., Positionen, Summen und Bankverbindung aus und füllt ein Formular. Erkannte Felder sind grün markiert. Prüfe alles und ergänze, was fehlt — das Tool zeigt an, ob die Summe mit dem Betrag in der PDF übereinstimmt.
Unterstützt werden Inlandsrechnungen mit 19 % sowie Rechnungen an Unternehmen im EU-Ausland (innergemeinschaftliche Lieferung und Reverse Charge).
Schritt 3: ZUGFeRD-PDF herunterladen und versenden
Mit „ZUGFeRD-PDF herunterladen“ bekommst du deine Original-PDF mit eingebetteter XML. Die Datei sieht aus wie vorher, ist aber jetzt eine E-Rechnung. Du kannst sie ganz normal per E-Mail versenden. Alternativ lädst du nur die XML-Datei herunter.
Zur Kontrolle kannst du die fertige Datei im X-Ray-Viewer öffnen oder mit einem Validator prüfen.
Weitere kostenlose Wege
| Weg | Geeignet für | Einschränkungen |
|---|---|---|
| PDF zu ZUGFeRD (diese Seite) | Einzelne Rechnungen aus vorhandenen PDFs | 19 % und EU-B2B; keine Gutschriften, keine gemischten Steuersätze |
| Kostenlose Rechnungsprogramme | Regelmäßige Rechnungen | Oft nur eingeschränkte Gratis-Versionen — siehe Software-Vergleich |
| Weberfassung der Rechnungseingangsplattformen | Rechnungen an Bundesbehörden | Nur für öffentliche Auftraggeber, erzeugt XRechnung |
| Open-Source-Bibliotheken | Entwickler, eigene Automatisierung | Programmierkenntnisse nötig — siehe Python und Java |
Mehr Optionen ohne Buchhaltungsprogramm: ZUGFeRD ohne Buchhaltungssoftware.
Muss ich überhaupt schon E-Rechnungen schreiben?
Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit 2025. Ausstellen müssen sie größere Unternehmen ab 2027, alle übrigen ab 2028 — Kleinunternehmer und Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen. Die Details stehen unter E-Rechnungspflicht und Übergangsfristen. Freiwillig umsteigen kannst du jederzeit.
Häufige Fragen
Ist eine mit dem Tool erstellte Rechnung rechtsgültig?
Das Tool erzeugt eine XML nach EN 16931 im ZUGFeRD-Profil EN 16931 — ein zulässiges E-Rechnungsformat.
Für die inhaltliche Richtigkeit, also korrekte Pflichtangaben und Steuern, bist du selbst
verantwortlich.
Was ist, wenn meine PDF keine eingebetteten Schriften hat?
Die ZUGFeRD-PDF enthält trotzdem die XML und wird von den meisten Programmen gelesen, ist aber nicht
voll PDF/A-konform. Das Tool weist dich darauf hin. Am einfachsten exportierst du die Rechnung erneut
als PDF/A (siehe Schritt 1).
Kann ich auch ohne PDF eine E-Rechnung erstellen?
Ja. Im Tool kannst du das Formular auch leer ausfüllen und die XML herunterladen. Eine XML nach
EN 16931 ist für sich schon eine gültige E-Rechnung.
Was ist mit XRechnung?
XRechnung brauchst du vor allem für Behörden — siehe XRechnung vs. ZUGFeRD
und Leitweg-ID.
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