Compliance

E-Rechnung für Handwerker: Was wirklich gilt

Letzte Aktualisierung: 1. Mai 2026

Kurzfassung: Viele Handwerksbetriebe arbeiten hauptsächlich für Privatpersonen — und für die gilt die E-Rechnungspflicht nicht. Für B2B-Kunden (Unternehmen, Hausverwaltungen, Gewerbe) gilt die Pflicht jedoch ab 2028 (bzw. 2027 für Betriebe über 800.000 € Umsatz).

Arbeite ich B2B oder B2C?

Das ist die entscheidende Frage für Handwerksbetriebe. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B):

Auftraggeber B2B oder B2C? E-Rechnung Pflicht?
Privatperson (Hausbesitzer, Mieter) B2C ❌ Nein — PDF oder Papier weiterhin OK
GmbH, AG, GbR, Einzelunternehmer B2B ✅ Ja — ab 2027 oder 2028
Hausverwaltung (gewerblich) B2B ✅ Ja — ab 2027 oder 2028
Wohnungsbaugesellschaft B2B ✅ Ja — ab 2027 oder 2028
Bundesbehörde, Gemeinde Öffentlicher Auftraggeber ✅ XRechnung oft schon jetzt Pflicht
Schule, Krankenhaus (öffentlich) Öffentlicher Auftraggeber ✅ Beim Auftraggeber nachfragen

Was gilt heute (2026)?

Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen von Lieferanten empfangen können — zum Beispiel wenn dein Großhändler oder Baustofflieferant eine ZUGFeRD-PDF schickt. Das Ausstellen von E-Rechnungen ist bis Ende 2026 noch freiwillig (mit Zustimmung des Empfängers kannst du weiterhin PDF oder Papier schicken).

Kleinbetragsrechnungen unter 250 €

Handwerker stellen häufig auch kleinere Rechnungen aus — für kurze Serviceeinsätze, Ersatzteile oder Notfallreparaturen. Rechnungen unter 250 € brutto sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Das vereinfacht den Alltag für viele Betriebe.

Was ist mit dem Aufmaßzettel und der Abrechnung?

Aufmaßzettel, Stundenzettel oder Lieferscheine sind keine Rechnungen — sie sind davon nicht betroffen. Nur die eigentliche Rechnung, mit der du eine Zahlung forderst, muss als E-Rechnung ausgestellt werden.

Wie stellt man als Handwerksbetrieb auf E-Rechnung um?

Die meisten Handwerkersoftware-Hersteller bieten oder planen ZUGFeRD-Unterstützung. Typischer Weg:

  1. In deiner Handwerkersoftware (Lexware, Weclapp, meinBüro etc.) nach "ZUGFeRD" oder "E-Rechnung" in den Einstellungen suchen
  2. Unternehmens- und Steuerdaten hinterlegen (USt-IdNr. oder Steuernummer)
  3. Exportformat auf "ZUGFeRD" umstellen
  4. Testrechnung erstellen und mit dem X-Ray-Viewer prüfen
  5. Validierung mit einem Validator durchführen

Ist als Kleinunternehmer alles anders?

Wenn du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist (Umsatz im Vorjahr unter 22.000 €), bist du von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit. Du musst nur sicherstellen, dass du E-Rechnungen empfangen kannst — was mit einem normalen E-Mail-Postfach erfüllt ist. Mehr dazu: E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Häufige Fragen

Mein Auftraggeber (eine GmbH) verlangt jetzt schon eine ZUGFeRD-Rechnung — muss ich das?
Rechtlich gesehen bist du bis Ende 2026 noch nicht verpflichtet — mit Zustimmung des Empfängers kannst du noch normale PDFs schicken. Praktisch: Wenn dein Auftraggeber ZUGFeRD verlangt, lohnt es sich, jetzt umzustellen. Wer früh dabei ist, hat weniger Aufwand später.

Was gilt für Abschlagsrechnungen bei größeren Projekten?
Auch Abschlagsrechnungen sind vollständige Rechnungen und unterliegen der E-Rechnungspflicht — soweit die Pflicht gilt. Die Schlussrechnung ebenfalls. Das Format muss konsistent sein.

Muss ich für jede Privatperson prüfen, ob sie vielleicht doch ein Unternehmen ist?
Du kannst dich auf die Angabe deines Auftraggebers verlassen. Wer eine Privatperson ist, gibt das in der Regel im Gespräch zu erkennen (keine Firmierung, keine Steuernummer). Eine formale Prüfungspflicht besteht nicht.

Weiterführend: E-Rechnungspflicht im Überblick · Alle Ausnahmen von der Pflicht