Compliance

Pflichtangaben in der E-Rechnung: Was in die XML muss

Letzte Aktualisierung: 25. Oktober 2026

Kurzfassung: Für eine E-Rechnung gelten dieselben Pflichtangaben wie für jede Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG). Neu ist, wo sie stehen müssen: im strukturierten XML-Teil. Bei ZUGFeRD ist das PDF nur noch die Lesehilfe — weichen PDF und XML voneinander ab, gilt die XML.

Warum die XML entscheidet

Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD der strukturierte Teil maßgeblich. Fehlt eine Pflichtangabe in der XML oder ist sie dort falsch, hilft es nicht, dass sie im PDF korrekt steht. Für den Empfänger kann das den Vorsteuerabzug gefährden. Mehr dazu, wie die Finanzverwaltung Fehler einordnet, findest du unter Fehler in der E-Rechnung.

Pflichtangabe und XML-Feld auf einen Blick

Die europäische Norm EN 16931 gibt jedem Feld eine Nummer, den Business Term (BT). Die Grafik zeigt, wo die wichtigsten Pflichtangaben landen.

Alle Pflichtangaben im Detail

Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 UStG)	Feld in der E-Rechnung	Hinweis
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers	BT-27 (Name), BG-5 (Anschrift: BT-35 Straße, BT-37 Ort, BT-38 PLZ, BT-40 Land)	Ländercode nach ISO 3166, z. B. `DE`
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers	BT-44 (Name), BG-8 (Anschrift: BT-50, BT-52, BT-53, BT-55)	Bei Behörden zusätzlich die Leitweg-ID in BT-10
Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers	BT-31 (USt-IdNr.) oder BT-32 (Steuernummer)	Eine von beiden genügt im Inland
Ausstellungsdatum	BT-2	Format in CII: `JJJJMMTT`
Fortlaufende Rechnungsnummer	BT-1	Einmalig vergeben
Menge und handelsübliche Bezeichnung	BT-129 (Menge), BT-130 (Einheit), BT-153 (Bezeichnung)	Einheiten als Code, z. B. `HUR` für Stunde
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung	BT-72 (Lieferdatum) oder BG-14 (Leistungszeitraum, BT-73/BT-74)	Auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht, sollte er angegeben werden
Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, und vereinbarte Minderungen	BT-116 je Steuersatz, Nachlässe in BG-20, Skonto in den Zahlungsbedingungen BT-20	Für jeden Steuersatz eine eigene Aufschlüsselung (BG-23)
Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung	BT-119 (Satz), BT-117 (Betrag), BT-120/BT-121 (Befreiungsgrund)	Steuerkategorie in BT-118, z. B. `S` für Regelsatz
Bei Gutschriften: die Angabe „Gutschrift“	BT-3 (Rechnungsart, Code 389 für Gutschrift im Gutschriftverfahren)	Nicht verwechseln mit der Stornorechnung, siehe Stornieren

Sonderfälle

Reverse Charge und EU-Lieferungen: Bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG) und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen braucht die Rechnung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung bzw. Steuerschuldnerschaft (BT-120) und die USt-IdNr. des Käufers (BT-48). In der XML steht dafür die Steuerkategorie AE bzw. K. Mehr unter E-Rechnung ins Ausland.

Anzahlungen und Schlussrechnung: In der Schlussrechnung müssen bereits erhaltene Teilzahlungen und die darauf entfallende Steuer abgezogen werden. Wie das in der E-Rechnung geht, steht unter Abschlagsrechnung als E-Rechnung.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: Sie brauchen weniger Angaben (§ 33 UStDV) und müssen keine E-Rechnung sein. Siehe Ausnahmen.

Kleinunternehmer: Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG in die Rechnung. Siehe E-Rechnung für Kleinunternehmer.

So prüfst du deine Rechnung

Mit dem X-Ray-Viewer siehst du, welche Angaben tatsächlich in der XML stehen.
Ein Validator prüft die Regeln der EN 16931, siehe ZUGFeRD validieren.
Mit PDF zu ZUGFeRD erstellst du aus einer PDF eine E-Rechnung — das Tool prüft die Pflichtfelder vor dem Download.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn die Pflichtangaben im PDF stehen?
Nein. Bei einer E-Rechnung zählt der strukturierte Teil. Das PDF in einer ZUGFeRD-Datei ist eine Lesehilfe und ersetzt fehlende Angaben in der XML nicht.

Müssen Bankverbindung und Zahlungsziel in die Rechnung?
Umsatzsteuerlich sind sie keine Pflichtangaben. Die EN 16931 verlangt bei einem offenen Betrag aber ein Fälligkeitsdatum (BT-9) oder Zahlungsbedingungen (BT-20). IBAN gehört in BT-84.

Was ist mit Handelsregister oder Geschäftsführer?
Diese Angaben verlangt das Handels- bzw. Gesellschaftsrecht für Geschäftsbriefe, nicht das Umsatzsteuerrecht. Sie können in der Rechnung als Freitext (z. B. BT-22 oder BT-33) stehen.

Hinweis: Diese Seite gibt keine Steuerberatung. Maßgeblich sind § 14 UStG, die UStDV und die BMF-Schreiben zur E-Rechnung.

Weiterführend: Fehler in der E-Rechnung · ZUGFeRD XML-Struktur · E-Rechnung kostenlos erstellen