Compliance

E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was wirklich gilt

Letzte Aktualisierung: 1. Mai 2026

Das Wichtigste: Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) bist du von der Ausstellungspflicht für E-Rechnungen dauerhaft befreit — aber nicht von der Empfangspflicht. Die gilt seit Januar 2025 für alle.

Was ist ein Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG?

Kleinunternehmer im steuerrechtlichen Sinne bist du, wenn dein Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 22.000 € betragen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 € nicht übersteigen wird. Du stellst dann Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis aus.

Wichtig: Kleinunternehmer ist ein steuerliches Konzept, keine Unternehmensgröße. Auch eine GmbH mit wenig Umsatz kann Kleinunternehmer sein — und auch ein Freelancer mit höherem Umsatz ist keiner mehr.

Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im deutschen B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten können. Diese Pflicht gilt ohne Ausnahme — auch für Kleinunternehmer.

Das bedeutet in der Praxis: Wenn ein Lieferant dir eine ZUGFeRD-PDF oder XRechnung schickt, musst du diese entgegennehmen können. Technisch genügt dafür ein normales E-Mail-Postfach — du musst die Datei nicht automatisch verarbeiten, aber du musst sie aufbewahren können.

Praktisch: Du erhältst eine ZUGFeRD-PDF per E-Mail — die sieht aus wie eine normale Rechnung. Du speicherst sie wie bisher und archivierst sie 10 Jahre lang. Das reicht. Kein Softwarekauf nötig.

Ausstellungspflicht: Kleinunternehmer sind dauerhaft befreit

Hier ist die gute Nachricht: Das Wachstumschancengesetz, das die E-Rechnungspflicht eingeführt hat, sieht für Kleinunternehmer nach § 19 UStG eine dauerhafte Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen vor.

Du darfst weiterhin normale PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen ausstellen — solange du Kleinunternehmer bleibst. Du kannst freiwillig ZUGFeRD nutzen, musst es aber nicht.

Pflicht	Kleinunternehmer	Ab wann
E-Rechnungen empfangen	✅ Pflicht	seit 1.1.2025
E-Rechnungen ausstellen	❌ Dauerhaft befreit (§ 19 UStG)	—
Archivierung (10 Jahre)	✅ Pflicht wie bisher	immer schon

Was passiert, wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest?

Überschreitest du im laufenden Jahr die 50.000-€-Grenze oder hattest du im Vorjahr mehr als 22.000 € Umsatz, fällst du aus der Kleinunternehmerregelung heraus. Ab dem folgenden Jahr bist du dann umsatzsteuerpflichtig — und musst dich auch an die allgemeinen Ausstellungsfristen für E-Rechnungen halten (ab 2028 für alle Unternehmen).

Es lohnt sich also, das im Blick zu behalten: Wer absehbar wächst, sollte die eigene Rechnungssoftware frühzeitig auf ZUGFeRD-Unterstützung prüfen.

Häufige Fragen

Muss ich meinen Kunden mitteilen, dass ich Kleinunternehmer bin?
Ja — das machst du bereits durch den Hinweis auf der Rechnung ("Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG"). Daran ändert die E-Rechnungspflicht nichts.

Kann ich freiwillig ZUGFeRD nutzen, obwohl ich Kleinunternehmer bin?
Ja, das ist problemlos möglich. Manche Kleinunternehmer tun das, weil Kunden es bevorzugen oder weil die Software es automatisch macht.

Gilt die Ausnahme auch für gemeinnützige Vereine?
Gemeinnützige Körperschaften, die umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen, sind generell nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen, solange sie keine umsatzsteuerpflichtigen B2B-Umsätze haben. Im Zweifelsfall Steuerberater fragen.

Hinweis: Diese Seite gibt keine Rechtsberatung. Für verbindliche Auskunft zu deiner konkreten Situation wende dich an einen Steuerberater.

Weiterführend: E-Rechnungspflicht im Überblick · Alle Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht