E-Rechnung Übergangsfristen: Wer darf noch wie lange warten?

Letzte Aktualisierung: 25. Oktober 2026

Was gilt seit dem 1. Januar 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich in Kraft — aber mit einer wichtigen Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen:

• Empfangen: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten können. Diese Pflicht gilt sofort, ohne Übergangsfrist, für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich.
• Ausstellen: Hier gelten gestaffelte Übergangsfristen — abhängig vom Jahresumsatz.

Die Übergangsfristen für das Ausstellen im Detail

Was bedeutet "Zustimmung des Empfängers" bis Ende 2026?

Für Leistungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen schicken — dafür braucht es keine Zustimmung. Eine PDF-Rechnung oder ein anderes elektronisches Format, das keine E-Rechnung ist, ist dagegen nur erlaubt, wenn der Empfänger einverstanden ist. Diese Zustimmung muss nicht schriftlich sein; es reicht, wenn der Empfänger solche Rechnungen bisher widerspruchslos angenommen hat.

Entscheidend ist der Zeitpunkt der Leistung: Eine Leistung aus dem Dezember 2026 darf nach den Übergangsregeln auch dann noch als PDF abgerechnet werden, wenn die Rechnung erst im Januar 2027 geschrieben wird. Sonderregeln gelten für Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen.

Wichtig: Der Empfänger kann die Zustimmung verweigern und auf einer E-Rechnung bestehen — auch schon jetzt. Großkunden und Konzerne fordern das zunehmend.

EDI-Verfahren: Sonderregelung bis Ende 2027

Unternehmen, die EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) nutzen, die nicht automatisch die EN-16931-Norm erfüllen, dürfen diese für Leistungen bis zum 31. Dezember 2027 weiterbetreiben — auch wenn der Umsatz über 800.000 € liegt. Voraussetzung ist die Zustimmung des Empfängers, und die Regel gilt nur für die Rechnungen, die über das EDI-Verfahren laufen.

EDI ist ein älteres Austauschformat für Rechnungen, das vor allem in der Industrie und im Handel verbreitet ist (z. B. EDIFACT). Für Freelancer und kleine Unternehmen ist das kaum relevant.

Wer ist dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit?

Bestimmte Gruppen sind auch nach 2028 dauerhaft befreit — sie müssen also nie eine E-Rechnung ausstellen:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG (aber Empfangspflicht gilt)
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
• Fahrausweise und Tickets
• Bestimmte steuerbefreite Umsätze (§ 4 Nr. 8–29 UStG)

Neu: Drittes BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026

Das Bundesfinanzministerium hat die Übergangsfristen selbst nicht geändert — sie stehen im Gesetz (§ 27 Abs. 38 UStG). Nach den bisher vorliegenden Auswertungen von Steuerberatern bringt das neue Schreiben aber zusätzliche Erleichterungen:

• Nichtbeanstandung bis Ende 2026: E-Rechnungen, die bis zum 31.12.2026 ausgestellt werden und den BMF-Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden nicht beanstandet, wenn sie die neuen zusätzlichen Vorgaben noch nicht erfüllen — auch nicht beim Vorsteuerabzug.
• Anzahlungen: Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen müssen erst E-Rechnungen sein, wenn für den Aussteller die Pflicht gilt; vorher gestellte Rechnungen müssen nicht umgestellt werden. Für Schlussrechnungen gibt es eine vereinfachte Absetzung der Anzahlungen bis 30.06.2030. Details: Abschlagsrechnung als E-Rechnung.
• Fehler: Die Einordnung von Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehlern wird bestätigt. Siehe Fehler in der E-Rechnung.

Maßgeblich ist der Originaltext auf bundesfinanzministerium.de.

Praktische Entscheidungshilfe

Häufige Fragen

Welcher Umsatz zählt für die 800.000-€-Grenze?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr — also netto, ohne Umsatzsteuer, und nicht unbedingt identisch mit dem Umsatz aus BWA oder Jahresabschluss. Die Grenze gilt für jedes Unternehmen einzeln. Im Zweifel deinen Steuerberater fragen.

Was gilt, wenn ich die Leistung 2026 erbringe, die Rechnung aber erst 2027 schreibe?
Für die Übergangsregeln kommt es auf den Zeitpunkt der Leistung an. Eine Leistung aus 2026 darf also auch Anfang 2027 noch als PDF (mit Zustimmung) oder auf Papier abgerechnet werden.

Ich nutze noch ein altes Programm ohne ZUGFeRD-Support — muss ich jetzt wechseln?
Wenn dein Umsatz unter 800.000 € liegt, hast du noch bis Ende 2027 Zeit. Aber frühzeitig umzustellen lohnt sich: Viele Kunden erwarten E-Rechnungen schon jetzt.

Weiterführend: E-Rechnungspflicht im Überblick · Alle Ausnahmen von der Pflicht · Zeitplan auf einen Blick