E-Rechnung Übergangsfristen: Wer darf noch wie lange warten?
Letzte Aktualisierung: 1. Mai 2026
Was gilt seit dem 1. Januar 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich in Kraft — aber mit einer wichtigen Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen:
- Empfangen: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten können. Diese Pflicht gilt sofort, ohne Übergangsfrist, für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich.
- Ausstellen: Hier gelten gestaffelte Übergangsfristen — abhängig vom Jahresumsatz.
Die Übergangsfristen für das Ausstellen im Detail
| Zeitraum | Was ist erlaubt | Bedingung |
|---|---|---|
| 1.1.2025 – 31.12.2026 | Papierrechnungen und sonstige Formate (PDF, Word) weiterhin erlaubt — wenn der Empfänger zustimmt | Gilt für alle Unternehmen, Zustimmung des Empfängers erforderlich |
| 1.1.2027 – 31.12.2027 | Nicht-E-Rechnungen noch erlaubt für Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 € | Nur für kleine Unternehmen (Umsatz im Vorjahr ≤ 800.000 €) |
| Ab 1.1.2027 | Pflicht zur E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) für alle Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € | Gilt für größere Unternehmen |
| Ab 1.1.2028 | Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen ohne Ausnahme | Keine Umsatzgrenze mehr, gilt für jeden (außer dauerhaft befreite Gruppen) |
Was bedeutet "Zustimmung des Empfängers" bis Ende 2026?
In der Übergangsphase bis 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller noch normale PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen schicken — aber nur, wenn der Empfänger damit einverstanden ist. Diese Zustimmung muss nicht schriftlich sein; stillschweigende Akzeptanz reicht in der Praxis.
Wichtig: Der Empfänger kann die Zustimmung verweigern und auf einer E-Rechnung bestehen — auch schon jetzt. Großkunden und Konzerne fordern das zunehmend.
EDI-Verfahren: Sonderregelung bis Ende 2027
Unternehmen, die EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) nutzen, die nicht automatisch die EN-16931-Norm erfüllen, dürfen diese bis zum 31. Dezember 2027 weiterbetreiben — auch wenn der Umsatz über 800.000 € liegt.
EDI ist ein älteres Austauschformat für Rechnungen, das vor allem in der Industrie und im Handel verbreitet ist (z. B. EDIFACT). Für Freelancer und kleine Unternehmen ist das kaum relevant.
Wer ist dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit?
Bestimmte Gruppen sind auch nach 2028 dauerhaft befreit — sie müssen also nie eine E-Rechnung ausstellen:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG (aber Empfangspflicht gilt)
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto
- Fahrausweise und Tickets
- Bestimmte steuerbefreite Umsätze (§ 4 Nr. 8–29 UStG)
Praktische Entscheidungshilfe
| Deine Situation | Jetzt (2026) | Ab 2027 | Ab 2028 |
|---|---|---|---|
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Keine Pflicht zum Ausstellen | Keine Pflicht | Keine Pflicht (dauerhaft) |
| Freelancer, Umsatz unter 800.000 € | Optional (mit Zustimmung) | Noch optional | Pflicht |
| KMU, Umsatz über 800.000 € | Optional (mit Zustimmung) | Pflicht | Pflicht |
| Großunternehmen | Optional (mit Zustimmung) | Pflicht | Pflicht |
Häufige Fragen
Zählt der Netto- oder Brutto-Umsatz für die 800.000-€-Grenze?
Maßgeblich ist der steuerpflichtige Vorjahresumsatz im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG —
in der Regel der Nettoumsatz ohne Umsatzsteuer. Im Zweifelsfall deinen Steuerberater fragen.
Was gilt, wenn ich meine Rechnung 2026 ausstelle, aber der Empfänger erst 2027 bucht?
Maßgeblich ist das Datum der Rechnungsausstellung, nicht der Verbuchung beim Empfänger.
Ich nutze noch ein altes Programm ohne ZUGFeRD-Support — muss ich jetzt wechseln?
Wenn dein Umsatz unter 800.000 € liegt, hast du noch bis Ende 2027 Zeit. Aber frühzeitig
umzustellen lohnt sich: Viele Kunden erwarten E-Rechnungen schon jetzt.
Weiterführend: E-Rechnungspflicht im Überblick · Alle Ausnahmen von der Pflicht