E-Rechnung empfangen: Die Empfangspflicht seit 2025
Letzte Aktualisierung: 1. Mai 2026
Was bedeutet "empfangen können" konkret?
Das Gesetz schreibt vor, dass du E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten kannst. "Weiterverarbeiten" heißt in der Praxis: du kannst den Inhalt lesen, prüfen, buchen und archivieren. Du musst keine automatisierte Verarbeitung einrichten.
Für kleine Unternehmen und Freelancer bedeutet das in der Regel: Eine E-Mail-Adresse, auf die du Zugriff hast, reicht als technisches Minimum. Du speicherst die Anhänge geordnet ab — das war's.
Welche Formate werden dir zugeschickt?
Es gibt im Wesentlichen zwei Formate, die dir als E-Rechnung begegnen werden:
| Format | Aussehen | Besonderheit |
|---|---|---|
| ZUGFeRD | Normale PDF-Datei | XML ist unsichtbar eingebettet — du kannst die PDF wie gewohnt öffnen |
| XRechnung | XML-Datei ohne PDF | Für Menschen nicht lesbar ohne Viewer — primär für öffentliche Auftraggeber |
Im B2B-Bereich wirst du vorwiegend ZUGFeRD-Rechnungen empfangen — das ist für beide Seiten das unkomplizierteste Format. XRechnung begegnet dir vor allem, wenn du mit Behörden zusammenarbeitest.
Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen und prüfen
Eine ZUGFeRD-PDF sieht aus wie jede andere PDF — du öffnest sie mit deinem normalen PDF-Viewer. Das eingebettete XML interessiert dich nur dann, wenn du die Daten automatisch in deine Buchhaltungssoftware übernehmen möchtest.
Wenn du neugierig bist, was im XML steckt, oder eine ZUGFeRD-Rechnung prüfen möchtest: Unser X-Ray-Viewer zeigt dir alle Felder ohne Softwareinstallation direkt im Browser.
Eine XRechnung öffnen
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Du kannst sie nicht einfach mit einem PDF-Viewer öffnen. Möglichkeiten:
- Online-Viewer: Das Bundesministerium der Finanzen stellt unter e-rechnung-bund.de einen kostenlosen Visualizer bereit.
- Buchhaltungssoftware: Die meisten modernen Programme (DATEV, Lexware, sevdesk, fastbill) können XRechnungen importieren und anzeigen.
- Unser X-Ray-Viewer: Unterstützt aktuell ZUGFeRD. XRechnung-Support ist geplant.
Archivierungspflicht nicht vergessen
Empfangene E-Rechnungen musst du genauso archivieren wie normale Rechnungen: mindestens 10 Jahre, unveränderbar, jederzeit lesbar. Wichtig: Bewahre die Originalformate auf — konvertiere eine ZUGFeRD-PDF nicht in ein anderes Format, weil dann das eingebettete XML verloren geht.
Für kleine Mengen reicht oft ein gut benannter Ordner auf einem sicheren, redundanten Speicher. Mehr dazu unter E-Rechnung archivieren: GoBD-konform.
Häufige Fragen
Muss ich meinen Lieferanten mitteilen, welches Format ich bevorzuge?
Du kannst, musst aber nicht. Du bist verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen —
welches konkretes Format dein Lieferant wählt, liegt bei ihm.
Gilt die Empfangspflicht auch für B2C-Rechnungen, die ich empfange?
Nein — die Pflicht gilt nur für Rechnungen im B2B-Bereich (zwischen Unternehmen).
Rechnungen, die du von Privatpersonen empfängst, sind ohnehin selten.
Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung ablehne?
Du darfst eine ordnungsgemäße E-Rechnung nicht ablehnen. Tust du es trotzdem,
riskierst du steuerrechtliche Konsequenzen.
Weiterführend: E-Rechnungspflicht im Überblick · E-Rechnung richtig archivieren