Praxis

E-Rechnung archivieren: GoBD-konform und rechtssicher

Letzte Aktualisierung: 1. Mai 2026

Kurzfassung: E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar aufbewahrt werden. Das Originalformat muss erhalten bleiben — eine ZUGFeRD-PDF darf nicht in eine gewöhnliche PDF umgewandelt werden.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Für alle steuerlich relevanten Unterlagen — und dazu zählen Rechnungen — gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Die Grundlage sind § 147 der Abgabenordnung (AO) und § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB).

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Eine Rechnung vom März 2025 muss also bis mindestens 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden.

Was bedeutet GoBD-konform?

Die GoBD — Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form — definieren, wie digitale Dokumente archiviert werden müssen. Die vier Kernprinzipien:

Prinzip	Was es bedeutet
Unveränderbarkeit	Das Dokument darf nach dem Empfang nicht verändert werden. Jede Änderung muss protokolliert sein.
Vollständigkeit	Alle Rechnungen müssen erfasst sein — keine darf fehlen oder verloren gehen.
Lesbarkeit	Die Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.
Zeitgerechtheit	Dokumente sollen zeitnah nach Eingang gespeichert werden, nicht Monate später.

Darf ich eine ZUGFeRD-PDF in eine normale PDF umwandeln?

Nein — das ist ein häufiger Fehler. Wenn du eine ZUGFeRD-PDF in eine gewöhnliche PDF druckst oder exportierst, geht das eingebettete XML verloren. Das neue Dokument ist dann keine E-Rechnung mehr im gesetzlichen Sinne.

Das Original muss in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden: als ZUGFeRD-PDF mit dem eingebetteten XML oder als XRechnung-XML-Datei.

Einfache Lösung für Freelancer: Ordnerstruktur

Für kleine Mengen an Rechnungen reicht eine einfache, gut strukturierte Ordnerablage auf einem verlässlichen Speicher:

Rechnungen/
  Eingehend/
    2025/
      2025-01-Lieferant-A.pdf
      2025-01-Lieferant-B.pdf
    2026/
  Ausgehend/
    2025/
      2025-01-Kunde-X.pdf

Wichtig dabei:

Speicher mit Backup (z. B. NAS mit RAID + Cloud-Backup oder reines Cloud-System)
Keine Dateien nach dem Speichern umbenennen oder verschieben
Zugriff auf die Dateien auch in 10 Jahren sichergestellt (kein proprietäres Format)

Cloud-Dienste: Was ist erlaubt?

Die GoBD erlauben die Archivierung in der Cloud, sofern die oben genannten Anforderungen erfüllt sind. Praktisch heißt das: Der Anbieter muss in der EU ansässig sein (oder einen angemessenen Datenschutz nachweisen), und du musst sicherstellen, dass du auch in 10 Jahren noch Zugriff hast.

Dienste wie Google Drive, Dropbox oder iCloud sind als alleinige Archivlösung problematisch, weil du keine Garantie auf dauerhafte Unveränderbarkeit hast. Besser: Unveränderliche Ablage (z. B. S3 mit Object Lock, WORM-Speicher) oder Buchhaltungssoftware mit integriertem revisionssicherem Archiv.

Müssen Ausgangsrechnungen ebenfalls archiviert werden?

Ja — auch selbst ausgestellte Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Das gilt unabhängig davon, ob du ZUGFeRD oder eine normale PDF verwendest.

Häufige Fragen

Kann ich Papierrechnungen einscannen und dann vernichten?
Ja, das ist unter bestimmten Bedingungen möglich (sogenanntes "ersetzendes Scannen" nach GoBD). Für rein digitale E-Rechnungen stellt sich diese Frage nicht — das Original ist bereits digital.

Was ist mit automatisch erzeugten E-Mails als Quittung?
Eine E-Mail mit Rechnungsanhang ist kein eigenständiges Archivierungsformat. Der Anhang (ZUGFeRD-PDF oder XRechnung) muss separat archiviert werden — die E-Mail allein reicht nicht.

Gilt die 10-Jahres-Frist auch für Kleinunternehmer?
Ja. Die Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig von der Größe oder dem steuerlichen Status des Unternehmens.

Weiterführend: E-Rechnung empfangen: Was du brauchst · ZUGFeRD X-Ray-Viewer